Tacit knowledge adalah
sebuah konsep yang menggambarkan jenis pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang
yang bersifat khas. Sebagaimana sudah kita kenal dalam berbagai sumber tekstual
tercetak maupun elektronik, tacit
knowledge berarti pengetahuan tersirat, pengetahuan terbatinkan, atau
pengetahuan yang masih dalam bentuk ide tersembunyi pada diri seseorang dan
belum dikodifikasikan, belum diartikulasikan, bahkan belum didokumentasikan. Ia
ada dalam konteks knowledge management
(manajemen pengetahuan). Untuk memahaminya diperlukan penelusuran dan pemahaman
akan konsep manajemen secara komprehensif. Seperti apa dan dalam konteks yang
bagaimana tacit knowledge dimaksud,
serta segala aspek yang terkait dengan konsep ini, juga implementasinya dalam
berbagai situasi sosial, termasuk situasi pendidikan, komunikasi, itu juga
termasuk ke dalam tema yang menarik untuk dikaji lebih jauh. Dari ranah
manajemen pengetahuan ini penulis ingin mengawali tulusinnya khusus untuk bab
ini.
Selanjutnya,
untuk memahami konsep manajemen pengetahuan, diperlukan pemahaman akan konsep
manajemen secara komprehensif, dan untuk memahami apa itu manajemen, ada
baiknya penulis lihat dari berbagai sumber tentang pengertian, batasan, konsep,
ruang lingkup, dan konteks tentang manajemen serta leksikon dan implementatif.
Hal ini penulis lakukan untuk lebih memahami konsep manajemen dalam berbagai
konteks dan aplikasinya.
Selama
ini kita sudah banyak sekali mendengar istilah manajemen dari teman, guru,
dosen, kolega, atau dari sumber bacaan tekstual dan elektronik. Di lingkungan
pendidikan tinggi, misalnya, istilah manajemen tidak asing bagi hampir semua
civitas akademikanya.
Manajemen
bisa diartikan secara berbeda oleh orang yang berbeda, terutama berbeda dalam
sudut pandangnya., bidang keahliannya, atau mungkin kepentingannya. Nama-nama
kajian manajemen pun bisa berbeda-beda dalam struktur dan nama organisasi
penyelenggaranya, misalnya untuk nama program studi di perguruan tinggi, ada
manajemen umum, manajemen sumber daya informasi, manajemen informatika,
manajemen sistem informasi, manajemen pendidikan, manajemen perpustakaan,
manajemen komunikasi, dan masih banyak lagi nama-nama yang melibatkan istilah
manajemen. Lantas, apa itu manajemen ? Kita lihat beragam pengertian di bawah
ini.
Menurut
kamus Microsoft Encarta 2009, istilah manajemen, dari kata management (dari bahasa Inggris), memiliki beberapa makna yakni :
-
Administration
of business, yakni pengorganisasian dan
pengontrolan mengenai urusan bisnis atau bagian dari bisnis.
-
Managers
as group, yakni kolektivitas manajer dan pegawai (pekerja),
terutama sekali jajaran para direktur dan eksekutif dari suatu perusahaan atau
organisasi.
-
Handling
of something successfully, yakni menangani suatu urusan
dengan berhasil, termasuk mengendalikan sesuatu dengan berhasil.
-
Skill
in handling or using something, yakni keahlian
menangani (mengelola) atau memanfaatkan sumber daya tertentu.
Dari keempat
pengertian manajemen diatas, semuanya masih tergolong sangat umum, yakni
seputar administrasi bisnis, hubungan kolektivitas manajer dan pegawainya,
menangani suatu urusan dengan berhasil, dan adanya keahlian dalam menangani
urusan dan bisnis dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di lingkungan awam
pun pengertian manajemen tidak jauh berbeda dengan konsep denotatif tersebut.
Orang kebanyakan mengenal istilah manajemen dengan padanan pengelolaan urusan.
Dengan konsep seperti itu maka apa pun bisa diurus, apa pun bisa dikelola, dan
apa pun bisa diatur dan dimanfaatkan untuk keperluan tertentu, termasuk untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan.
Manajemen adalah
seni mengelola sumber daya yang tersedia, misalnya orang, barang, uang,
pikiran, ide, data, informasi, infrastruktur, dan sumber daya lain yang ada di
dalam kekuasaannya untuk dimanfaatkan secara optimal guna mencapai tujuan
organisasi secara efektif dan efisien. Memang yang namanya mengelola atau dalam
bahasa sempitnya adalah mengurus sesuatu, haruslah semua hal yang bisa
ditanganinya. Diibaratkan kita mengelola rumah tangga, maka masing-masing dari
kita, apakah sebagai kepala rumah tangga, atau bagi Anda yang perempuan tentu
ibu rumah tangga, anak, pembantu, dan orang lain yang mungkin ada di lingkungan
rumah tangga kita, semuanya memiliki peran dan andil dalam pengelolaan rumah
tangga secara keseluruhan, meskipun dalam porsi yang berbeda. Sebagai kepala
rumah tangga, sang suami bertanggung jawab secara keseluruhan tentang hal-hal
yang berkaitan dengan kebijakan umum kerumahtanggan. Sementara istri sebagai
ibu rumah tangga, adalah seorang manajer dalam rumah tangga yang bersangkutan.
Ia bertanggung jawab dalam hal-hal yang bersifat internal rumah tangga. Dalam
kondisi tertentu, bisa saja peran-peran ini saling mengisi, karena pada
pelaksanaannya biasanya di dalam rumah tangga terjadi komunikasi keluarga yang
bisa digunakan untuk membangun keseimbangan dan keharmonisan bersama dalam
menuju keberhasilan rumah tangga secara keseluruhan.
Seorang ahli
teori dalam manajemen klasik, namun masih terkenal hingga saat ini adalah Henry
Fayol (1841-1925), ia mencoba mengembangkan teorinya tentang manajemen yang
terkenal dan hingga sekarang tampak masih relevan, karena memang teori dimaksud
sangat kontekstual. Ia mengembangkan teorinya sedemikian rupa sehingga sebagai
seorang manajer (direktur) di perusahaannya yang bergerak di bidang
pertambangan dan metalurgi di Prancis, bisa diaplikasikan pada organisasi lain
tanpa mengabaikan sifat dan besar kecilnya organisasi dimaksud. Ia mengusulkan
lima unsur pokok dalam kegiatan manajerial dan organisasi, yakni : Forecasting and Planning, Organizing,
Commanding, Coordinating dan Controlling
(Encarta Encylopedia, 2009). Dan, hebatnya ide Fayol ini masih berpengaruh
hingga sekarang.
Dari teori
klasiknya Fayol ini sekarang sudah berkembang menjadi banyak elemen yang bervariasi,
baik dalam konteks maupun penamaannya. Sebut saja misalnya POAC ( Planning, Organizing, Actuating,
Controlling), POSDCORB (Planning,
Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting), yang
sebagian sudah disampaikan pada bab pendahuluan. Konsep manajemen sekarang
sudah semakin kompleks seiring dengan perkembangan bisnis dan organisasi. Di
dalam teori manajemen industri, misalnya dikenal dua aspek utama dalam
organisasi, yakni: (1) Aspek yang berkitan dengan garis kepemimpinan, garis
komando, atau garis pertanggungjawaban, yang dalam struktur organisasi dikenal
dengan jajaran eksekutif, yang biasanya dari presiden direktur hingga
pimpinan-pimpinan eksekutif di bawahnya. (2)Aspek yang berkaitan dengan
pengembangan staf pada masing-masing kualifikasi eksekutifnya (Encarta
Encyclopdia, 2009).
Sekarang bahkan
sudah banyak sekali model atau teori tentang manajemen, misalnya seperti yang
digagas oleh W. Edward Deming, seorang yang berkewarganegaraan Amerika yang
kemudian dikembangkan di Jepang, dengan nama yang terkenal hingga sekarang
yakni, TQM (Total Quality Management).
TQM adalah pandangan filsafat tentang manajemen yang berfokus pada kekonstanan
kualitas sesuai dengan arah kebutuhan konsumen, yang secara terus-menerus
melakukan pemantauan pula dengan bantuan perhitungan statistik, tepat, dan
terukur (Mistry, V. and Usherwood, R.C., 2000). TQM berarti juga sebagai
pandangan filsafat dan metodologi dalam manajemen, yang bisa membantu lembaga
atau organisasi menghadapi berbagai tantangan internal dan eksternal terkait
dengan produk dan layanan organisasi (Sallis, Edwar, 2002).
Manajemen
berbasis mutu kata sebagian kalangan. Segala sesuatunya didasarkan kepada
orientasi kualitas, baik dalam memproduksi barang, jasa, atau kinerja manajemen
itu sendiri. Manajemen yang sudah menetapkan TQM ini biasanya menggunakan
standar-standar tertentu dalam kegiatannya. Untuk jasa layanan kepada
pelanggan, misalnya, maka manajemen menerapkan Standar Pelayanan Minimum (SPM),
Standard Operating Procedure (SOP),
dan sebagainya.
Terkait dengan
manajemen berbasis mutu tadi, muncul ide tentang manajemen sistematik yang
berbasis pengetahuan, manajemen pengetahuan (knowledge management). Manajemen pengetahuan ini merupakan respons
dari membludaknya informasi dan sebagai realisasi bahwa mutu (kualitas) dan
pengetahuan secara bersama-sama merupakan kekuatan kunci di balik kesuksesan
organisasi (Sallis, 2002:80). Terminologi knowledge
management atau manajemen pengetahuan
itu sendiri bisa diaplikasikan dalam berbagai bidang, mulai dari bidang
teknologi baru hingga meluas ke ranah modal intelektual dalam organisasi.
Bahkan dunia ilmu informasi dan perpustakaan pun, secara elektik mengadopsi
teorinya untuk memperkaya wawasan ilmu ini, termasuk implementasinya pada ranah
praktik di perpustakaan-perpustakaan modern yang berbasis teknologi informasi.
Digital library, electronik library, virtual library, dan beragam nama
perpustakaan berbasis web, adalah model perpustakaan yang sudah mengadopsi
penggunaan teori manajemen pengetahuan.
Dalam buku Total Quality Management in Education, Sallis
(2002) mengemukakan bahwa banyak akibat yang ditimbulkan oleh suatu organisasi
yang mengabaikan atau tidak menggunakan pengetahuan sebagai basis manajemennya,
yang oleh penulis sudah diinterpretasikan secara hipotetik, antara lain sebagai
berikut :
-
Loss
of expertise : organisasi akan kehilangan
pengetahuan yang berasal dari para ahli di bidangnya. Tidak ada tenaga terdidik
yang cekatan dalam mengelola organisasi, atau setidaknya ada pemubaziran
pengetahuan yang sebenarnya sangat menentukan perkembangan organisasi dalam
menghadapi tantangan zaman.
-
Loss
or missed opportunities : organisasi akan kehilangan
peluang untuk berkompetisi dengan organisasi sejenis, karena sudah barang tentu
organisasi lain yang berbasis pengetahuan akan lebih mampu mendapatkan peluang
bisnis yang lebih baik. Organisasi dengan tenaga ahli yang unggul, akan lebih
berpeluang untuk tetap unggul dalam kancah persaingan bebas.
-
Having
to reinvent the wheel : organisasi tidak akan memiliki
kemampuan untuk memutar kembali roda kehidupan organisasi dan bisnisnya secara
lebih baik dengan cara antara lain melakukan investasi ulang pada sektor
sejenis, menghidupkan kembali organisasi dari kegagalan yang pernah dialami,
dan mengulang sukses program organisasi pada sektor bisnis yang lain, namun
masih dalam konteks bisnis inti organisasi yang bersangkutan. Sebaliknya,
dengan banyaknya tenaga ahli yang memiliki pengetahuan yang unggul di bidang
tertentu, organisasi akan bisa bangkit dari keterpurukan yang mungkin pernah
dialaminya.
-
Loss
of knowledge of best practices : organisasi akan
kehilangan pengetahuan praktik terbaiknya. Meskipun misalnya di dalam
organisasi ada banyak tenaga ahli di bidangnya, namun jika manajemen tidak
membasiskan diri pada aspek pengetahuan sebagai modal intelektual untuk
pengembangan, organisasi akan kehilangan kemampuan praktik terbaiknya dalam
kancah persaingan yang semakn kompleks.
-
Loss
of learning opportunities : organisasi akan kehilangan
peluang untuk belajar, baik secara personal maupun secara kolektif organisasional. Untuk apa mendidik
para stafnya, toh yang dibutuhkan oleh organisasi adalah tenaga yang bisa
bekerja secara rajin, bisa mengoperasikan computer, bisa membuat laporan secara
rutin, dan yang paling penting adalah bahwa setiap tenaga atau karyawan dalam
organisasi dianggap sebagai factor produksi. Mereka pun tidak perlu dikirim
untuk belajar lagi pada jenjang yang lebih tinggi, baik formal ataupun yang
informal. Setiap tenaga yang baru masuk sebagai bagian dari sistem organisasi,
dia tetap diakui keahliannya pada bidang asal awal masuknya, tidak pernah
berubah dan tidak perlu sekolah lagi. Organisasi yang tidak pernah
membelajarkan karyawannya, identik dengan organisasi yang tidak belajar dari
kehidupan. Ibarat seseorang yang sudah lulus sarjana strata satu (S1) dan
bekerja pada suatu lembaga, namun tidak pernah berusaha atau diberi kesempatan
untuk belajar lagi meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya, maka pengetahuan
yang dimilikinya akan relative ‘mandeg’ (stagnant).
-
Damage
to key stakeholder relationships : organisasi yang
tidak mengembangkan pengetahuannya pada praktik jangka panjang akan merusak
hubungan dan pemangku kepentingan. Contoh kasus di perguruan tinggi, masyarakat
pengguna lembaga pendidikan tinggi akan meninggalkan perguruan tinggi yang
tidak mau mengembangkan organisasinya ke arah yang lebih baik di masa yang akan
datang. Untuk jenis organisasi komersial pun seperti itu. Sebagai pengguna atau
konsumen suatu produk tertentu, kita akan memilih produk atau jasa dari lembaga
atau organisasi yang lebih baik. Sebagai orang tua, kita pun akan memilih
perguruan tinggi yang unggul untuk sekolah anak-anak kita, contohnya.
-
Reductions
in the quality of future knowledge : kualitas pengetahuan
yang dimiliki oleh organisasi akan semakin memudar atau menyusut pada waktu
yang akan datang, jika tidak mengembangkan organisasinya secara berbasis
pengetahuan sebagai modal intelektual. Organisasi akan ketinggalan dalam banyak
aspeknya jika tidak menggunakan pengetahuan sebagai basis opererasional dan
manajemennya. Ini artinya hanya organisasi yang memiliki kemauan mengembangkan
organisasinya melalui pembelajaran organisasi yang mampu bertahan hidup di masa
yang akan datang, sebab hanya mereka yang terus belajarlah yang sanggup
bertahan hidup dalam persaingan hidup yang kompleks seperti sekarang ini.
Belajar memang wajib bagi semua orang, mulai dari di dalam kandungan sang ibu,
hingga liang lahat mengasuhnya (Hadis).
-
Damage
to the organization’s culture and social capital :
budaya organisasi dan modal sosial akan rusak jika organisasi mengabaikan
pengetahuan sebagai basis manajemennya. Budaya organisasi dalam konteks ini
maksudnya adalah bentuk-bentuk atau hasil dari proses interaksi antar kelompok
yang menghasilkan hubungan saling memahami di antara kelompok tadi, (Borgatta,
Edgar F., dan Rondha JV Montgomery, 2000:2002), dan kondisi ini sudah membiasa
dalam bentuk kegiatan sehari-hari. Sedangkan modal sosial dimaksudkan sebagai
modal yang dibentuk atau diciptakan dari hubungan sosial dan struktur
jaringannya. Modal social bisa dimobilisasi untuk memfasilitasi kegiatan
individu dan organisasi. Modal social lebih mengarah kepada penanggapan kepada
asset-aset jaringan social, hubungan antar struktur sosial , dan hubungan
sosial lain yang melibatkan orang dan organisasi social lainnya (Brooks,
Terrence A., 2003). Baik budaya organisasi maupun modal social keduanya
merupakan asset organisasi yang menonjol pada kehidupan organisasi yang
mendudukkan pengetahuan sebagai basis manajemennya.
-
The
danger that other organizations will capitalize on ideas that were once their
own because they could not harness their knowledge better
: Bahayanya adalah bahwa oganisasi-organisasi lain akan memanfaatkan ide-ide
yang pernah mereka sendiri gagaskan karena mereka tidak bisa memanfaatkan
pengetahuan mereka dengan baik (Sallis, 2002: 81). Kira-kira maknanya adalah
jika organisasi lain mendahului menggunakan ide-ide kreatifnya untuk
mengembangkan organisasi dan bisnis mereka, sementara organisasi kita baru
berpikir kea rah itu.
Dalam
perkembangan selanjutnya, teori-teori yang berkembang dalam dunia manajemen
antara lain adalah Balanced Scorecard (BSC)
yang dicetuskan oleh Robert. S Kaplan dan David P. Norton di Harvard Business
Review tahun 1992 berjudul “Balanced
Scorecard-Measures that Drive Perfomance”, disingkat BCS. BCS merupakan
sistem pengukuran kinerja perusahaan dilihat dari empat perspektif : finansial,
pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan; dan teori
spiral dinamik dengan konsep memes
dan vmemes dari Don Beck, yang
menjelaskan tentang kesadaran manusia seutuhnya. (Don Edward Beck, Christopher
Cowan, 1996). Selain itu, teori lain juga ada seperti blue ocean strategy ditulis
oleh W. Chan Kim & Renee Mauborgne. Ide dari teori ini adalah menciptakan
ruang pasar tanpa pesaing. Teori ini sangat relevan dibahas dalam manajemen,
utamanya manajemen pendidikan, kepustakaan, dan perpustakaan, sebab disamping
masalah mutu, kompetisi, dan kompetensi itu penting, namun masalah pemerataan
juga sangat penting. Apalagi di Indonesia yang masih termasuk Negara
berkembang, tanpa adanya campur tangan pemerintah dalam memeratakan pendidikan,
maka dunia pendidikan akan menjadi bisnis yang tidak terkendali tingkat
persaingannya. Pendidikan dasar Sembilan tahun adalah salah satu wujud dari
kebijakan pemerintah dan negara dalam meemeratakan pendidikan, melalui layanan-layanan
kepustakaan dan perpustakaan.
Paham
lain dari perkembangan teori manajemen adalah sebagai mana orang menyebutnya
dengan knowledge management, yakni
sebuah proses yang mengoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan dan
pengalaman yang dimiliki oleh manusia dalam suatu organisasi. Di sini ada
konsep informasi yang sebenarnya memiliki dunianya sendiri, memiliki ruang
lingkupnya sendiri, karena akan secara langsung melibatkan konsep data dan
fakta, juga pengetahuan dan pengalaman. Informasi berasal dari data yang telah
diproses sehingga dapat diinterpretasikan dan kemudian dijadikan salah satu
alas an seorang pimpinan mengambil keputusan manajemen. Sementara itu, data
terdiri dari angka-angka, khususnya untuk data kuantitatif, dan kata-kata
(deskripsi), dan bentuk fakta lain yang mungkin tidak berarti bagi seseorang,
seperti contohnya banyaknya karyawan di suatu perusahaan, banyaknya karyawan perempuan
di kantor atau tempat kerja kita, dan jadwal liburan pada suatu keluarga
tertentu. Informasi seperti itu, mungkin tidak berguna bagi seseorang, akan
tetapi sangat berguna bagi orang tertentu yang lain, terutama yang memiliki
kepentingan dengan jadwal itu.
Tambahan
lagi, sekelompok data bisa juga dianggap sebagai informasi bagi seseorang.
Contoh, ketika penulis membuka data statistic kependudukan dengan judul atau
tema banyaknya kaum miskin di pedesaan dilihat dari kelompok usia dan jenis
pekerjaan. Jika penulis hanya menginginkan hanya melihat data tentang kaum
miskin kelompok perempuan usia antara 15-20 tahun yang belum menikah, misalnya,
maka data dimaksud sudah bermakna informasi. Penulis sudah diberitahukan akan kelompok usia dengan kategori perempuan di
kalangan keluarga miskin. Jika informasi dimaksud dianggap cukup, maka penulis
tidak memerlukan informasi lainnya.
Kembali
kepada konsep manajemen dan pengetahuan. Yang pertama, manajemen, ialah suatu
cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisasikan, memimpin dan
mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data
dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan,
motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa banyak yakni bisa
berupa buku, kamus, koran, majalah, e-mail, mailing list, e-book, kartu nama,
dokumen tekstual dan digital, audio, visual, iklan, media massa, media cetak,
dan lainnya, termasuk manusia dan organisasi. Sumber-sumber pengetahuan
tersebut masih belum bisa dikatakan sebagai pengetahuan jika belum diserap atau
direkam oleh manusia di dalam memorinya. Dengan demikian, pengetahuan sangat
berkaitan dengan pengalaman seseorang, baik langsung ataupun tidak langsung.
Sedangkan pengalaman berkaitan dengan waktu jaga seseorang, bahkan ketika
sedang tidur pun pengetahuan bisa hinggap pada manusia, setidaknya pengetahuan
lewat mimpi.
Dengan
melihat kondisi seperti itu maka pengertian manajemen pengetahuan bisa jadi
berupa merencanakan, megumpulkan dan mengorganisasikan, memimpin dan
mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk
pemikiran dan analisis dari macam-macam sumber pengetahuan yang sudah
disebutkan di atas.
Menurut forum
diskusi maya yang disajikan www.km-forum.org
(diakses tanggal 20 juli 2009),
manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk
meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan
menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Manajemen
pengetahuan bukanlah hal baru di dunia bisnis dan kelembagaan modern, ia
merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan
sumber-sumber pengetahuan dan sumber daya lainnya secara total untuk
menngkatkan kinerja perusahaan, organisasi, lembaga, kelompok, bahkan
perorangan.
Sumber :
Borgatta, Edgar F. dan Rondha JV Montgonert.
2000. Encyclopedia of Sociologi, Second
Edition,by Edgar F. Borgatta dan Rhondha J. V. Montgomery, Macmillan
Reference USA, an imprint of The Gale Group, 1633 Broadway, New York, NY 10019.
Brooks, Terrence A. 2003. “Web Search: how the
Web has changed information retrieval” Information
Research, 8(3) paper 161 [Available at http://InformationR.net/ir/8-3/paper154.html].
Don Eward Beck, Christoper Cowan, 1996. Spiral
Dynamics, Blackwell Publisher Oxford.
Microsoft Encarta Encyclopedia. 2009. Microsoft
Coorporation. All right reserved.
Mistry, V. and Usherwood, R. C. (2000) “Total
Quality Management, British Standard accreditation, Insvestors In People and
academic libraries”. Information Research, 1 (3) Available at: http://InformationR.net/ir/1-3/paper9.html.
Sallis, Edward, 2002. Total Quality Management
in Education. Third edition. Stylus Publishing. 22883 Quicksilver Drive,
Sterling VA 20166-2012, USA, ISBN 0-203-41702-1 Master e-book ISBN.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar